1. Kapsam ve Amaç
Bu politika dokümanı, Ziraat Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş. (“Ziraat GYO” veya “Şirket”) Yönetim Kurulu üyeleri ile üst düzey yöneticiler ve çalışanlar tarafından bilinen “İçsel Bilgi” ve "Ticari Sır" özelliği taşımayan faaliyetlere ilişkin her türlü bilgi, belge, elektronik kayıt ve veriden oluşan, yasal olarak açıklanmasında sakınca bulunmayan bilgilerin açıklanmasına yönelik uygulamaları kapsamaktadır.
Ziraat GYO Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri ve diğer kanunlara uygun bir şekilde pay ve menfaat sahiplerinin, şirket yönetimine ait tüm faaliyetlerinden; eşit, şeffaf, eksiksiz, doğru, zamanında ve anlaşılabilir bir şekilde bilgilendirilmesi politikası uygulamaktadır.
2. Yetki ve Sorumluluk
Bilgilendirme Politikası, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri doğrultusunda Şirketimiz Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve onaylanır. Bilgilendirme Politikası’nın hayata geçirilmesi, geliştirilmesi ve takip edilmesinden Yönetim Kurulu sorumludur. Yatırımcı İlişkileri Bölümü, Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanan söz konusu politikaların uygulanması ve takibinden sorumludur. Kurumsal Yönetim İlkeleri uyarınca bilgilendirme politikasında bir değişiklik olması halinde, değişiklik yapılan hususlar ve gerekçeleri Yönetim Kurulunun onayından geçtikten sonra Ziraat GYO kurumsal internet sitesinde yer alır.
3. Yöntem ve Araçlar
Ziraat GYO, halka açılma sürecini ve paylarının Borsa İstanbul A.Ş.’de (“BİAŞ”) işlem görmeye başlamasını takiben Türk Ticaret Kanunu, Sermaye Piyasası Mevzuatı, BİAŞ ve hükümleri çerçevesinde, kamuyu aydınlatma konusunda aşağıdaki yöntem ve araçları kullanacaktır:
- Kamuyu Aydınlatma Platformu’na (KAP) (www.kap.gov.tr) iletilen özel durum açıklamaları,
- Periyodik olarak KAP’a iletilen mali tablo, bağımsız denetim raporları ve dipnotları, beyanlar, yıllık ve ara dönem faaliyet raporları, (Söz konusu raporlar hali hazırda Şirketimizin kurumsal internet sitesinden istenildiği anda ulaşılabilecek şekilde yayımlanmaktadır.)
- Sermaye Piyasası mevzuatı uyarınca düzenlenmesi gereken İzahname, İhraç Belgesi, duyuru metinleri ve diğer dokümanlar,
- Kurumsal internet sitesi (www.ziraatgyo.com.tr)
- Ticaret sicil gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular,
- Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları,
- Reuters, Foreks, Matriks, Bloomberg gibi veri dağıtım kuruluşlarına yapılan açıklamalar,
- Yatırımcılar için hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım toplantıları,
- Sermaye Piyasası katılımcıları ile yüz yüze ya da telefon, video konferans, elektronik posta, telefaks vb. iletişim araçları vasıtasıyla yapılan bilgilendirme ve görüşme toplantıları.
4. Özel Durum Açıklamaları
Ziraat GYO paylarının BİAŞ’ta işlem görmeye başlamasını takiben Özel Durum Açıklamaları, mevzuata uygun olarak Yönetim Kurulu bilgisi dâhilinde ve imzaya yetkili kılınmış personelin onayıyla KAP sistemine gönderildikten en geç bir sonraki iş günü Şirketimizin kurumsal internet sitesinde (www.ziraatgyo.com.tr) ilan edilecektir. Söz konusu açıklamalar, beş yıl süreyle kurumsal internet sitesinde yer alacaktır.
Şirketimizde özel durum açıklamaları Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından hazırlanacaktır. Bu bölüm aynı zamanda kamuyu aydınlatma ile ilgili her hususu gözetmek ve izlemekle görevli olacaktır.
a. İçsel Bilgilerin Kamuya Açıklanması
İçsel bilgiler, SPK'nın Özel Durumlar Tebliği (II-151) düzenlemelerince kamuya açıklanacaktır. Özel durum açıklaması ile kamuya açıklanacak bilgiler, açıklama öncesinde belirli yatırımcı veya ilgili taraflara duyurulmayacaktır.
b. Özel Durumların Kamuya Açıklanıncaya Kadar Saklanmasına Yönelik Alınan Tedbirler
Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar geçen sürelerde gizliliğin sağlanmasına yönelik olarak, içsel bilgiye erişimi bulunanlar ilgili mevzuattan kaynaklanan sorumlulukları hakkında bilgilendirilecektir.
c. İçsel bilgilerin Kamuya Açıklanmasının Ertelenmesi
Ziraat GYO, sorumluluğu kendisine ait olmak üzere, meşru çıkarlarının zarar görmemesi için içsel bilgilerin kamuya açıklanmasını, yatırımcıların yanıltılmasına yol açmaması ve bu bilgilerin gizli tutulmasını sağlayabilecek olması kaydıyla erteleyebilecektir. Şirketimizde içsel bilginin kamuya açıklanmasının ertelenmesi, Yönetim Kurulu kararına veya Yönetim Kurulu tarafından yetki verilen kişinin yazılı onayına bağlıdır. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, mevzuata uygun şekilde kamuya açıklanacaktır. Yapılacak açıklamada erteleme kararı ve bunun temelindeki sebepler belirtilecektir.
5. Finansal Tabloların Kamuya Açıklanması
Şirketimizin bilgilendirme politikası, ortaklar ve tüm menfaat sahiplerinin finansal tablolara en hızlı ve kolay şekilde ulaşımının sağlanmasını amaçlamaktadır. Şirketin finansal tabloları, Sermaye Piyasası Kurulunun Sermaye Piyasasında Finansal Raporlamaya İlişkin Esaslar Tebliği hükümlerince ve Kamu Gözetimi Kurumu tarafından yayımlanan Türkiye Muhasebe Standartları/Türkiye Finansal Raporlama Standartları esas alınarak hazırlanmaktadır. Altı aylık sınırlı inceleme ve yıllık finansal tablolar bağımsız denetimden geçirilmektedir. Halka arzı takiben Sermaye Piyasası mevzuatına uygun şekilde Denetimden Sorumlu Komite’den alınan uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulunun onayına sunulan finansal tablolar, dipnotları, bağımsız denetçi raporu yetkili kişilerce doğruluğunu belirtilen sorumluluk beyanı ile birlikte kamuyu aydınlatma platformu aracılığıyla duyurulacaktır. Ayrıca finansal tablolar ve dipnotları en geç açıklamanın yapıldıktan sonraki iş gününe kadar Şirket’in kurumsal internet sitesinde (www.ziraatgyo.com.tr) ve Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) nezdinde yer alan e-ŞİRKET bilgi portalında kamuya duyurulacaktır.
6. Faaliyet Raporları
Şirketimiz ara dönem ve yıllık faaliyet raporları, Yönetim Kurulu Faaliyet Raporlarının içeriği uluslararası standartlara, Sermaye Piyasası Kanunu, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik düzenlemelerine uygun olarak Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından hazırlanmaktadır.
Faaliyet raporları hazırlandıktan sonra ilk olarak Denetim Komitesi sonra da Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilmektedir. Mevcut durumda Şirketimizin kurumsal internet sitesinde yayınlanan yıllık faaliyet raporları halka arzı takiben KAP aracılığı ile kamuya da açıklanacak ve aynı zamanda MKK nezdinde yer alan e-ŞİRKET bilgi portalında da yer alacaktır. Yıllık ve ara dönem faaliyet raporları, yıl ve/veya dönem boyunca gerçekleştirilen Şirket faaliyetlerinin ortaklara özetlendiği ve Şirkete yönelik alınan önemli kararlardan yönetimdeki değişikliklere kadar ortaklara açıklanması gereken her türlü bilgiyi içermektedir. Halka arzı takiben bu raporların içerisinde kurumsal yönetim ilkelerinin yer aldığı uyum raporuna da yer verilecektir.
7. Kurumsal İnternet Sitesi
Ziraat GYO İnternet Sitesi (www.ziraatgyo.com.tr) Kurumsal Yönetim İlkeleri ve Sermaye Şirketlerinin Açacakları İnternet Sitelerine Dair Yönetmelik ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerince hazırlanmıştır. Şirketin kurumsal internet sitesi kamuoyunun aydınlatılmasında aktif olarak kullanılmaktadır.
8. Yatırımcıların Bilgilendirilmesi
Halka açılma sürecini takiben Şirketimizin yıllık ve ara dönem finansal tablo ve faaliyet raporlarının kamuya açıklanmasının hemen ardından, ilgili döneme ilişkin faaliyet sonuçlarının değerlendirildiği sunumlar, bilgilendirme toplantıları, basın toplantıları, tele-konferanslar ve birebir görüşmeler mümkün olabildiği ölçüde önceden kamuya duyurulacaktır. Bu toplantılara yönelik hazırlanan sunumlar ve/veya açıklayıcı bilgi notları, tüm pay sahiplerinin ilgili dokümanlara aynı anda ulaşmasını teminen bu toplantılarla eş zamanlı olarak Şirketimizin kurumsal internet sitesinde (www.ziraatgyo.com.tr) yayımlanacaktır.
Sunumlarda, geçmiş faaliyet dönemine ilişkin bilgi ve değerlendirmelerin yanı sıra, geleceğe yönelik beklenti ve değerlendirmelere de Şirketimizin genel stratejisi ve bütçe verileri çerçevesinde yer verilebilecektir.
Basın toplantıları ve açıklamaları, Şirket adına açıklama yapmaya yetkilendirilmiş Yönetim Kurulu üyeleri veya yöneticiler tarafından yapılır.
9. Haber ve Söylentilerin Takibi
Halka açılma sürecini takiben basın-yayın organlarında piyasa veya internet ortamında yer alan ve Şirketimiz kaynaklı olmayan mevcut ve potansiyel yatırımcıların yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının fiyatlarını etkileyebilecek öneme sahip haber veya söylentilerin ve daha önce özel durum açıklaması, izahname, SPK tarafından onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar ve diğer kamuyu aydınlatma dokümanlarının kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikte olması halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda SPK veya BİAŞ tarafından herhangi bir uyarı, bildirim veya talep beklenmeksizin bir özel durum açıklaması yapılacaktır.
Basın-yayın organlarında çıkan ve SPK mevzuatı uyarınca özel durum açıklaması yükümlülüğü doğurmayan, ancak Şirket üst yönetimi tarafından söz konusu haber ve söylentilere ilişkin açıklama yapılması uygun bulunan durumlarda da aynı yöntem izlenecektir.
10. İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesi
Şirketimizin yönetim veya denetim organlarının üyeleri, bu organların üyesi olmadığı halde, doğrudan ya da dolaylı olarak Şirket ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve Şirketin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişiler sermaye piyasası mevzuatına göre idari sorumluluğu olan kişiler olarak tanımlanmıştır.
Şirketimizde idari sorumluluğu bulunan kişiler belirlenirken, kişilerin organizasyon içerisindeki görevleri ve bu kişilerce erişilen bilginin içeriği kriter olarak alınmaktadır. Bu kapsamda, Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcısı, idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak tanımlanmıştır. Bunun yanı sıra, ilgili mevzuatta belirtilen nitelikleri haiz yöneticiler bulunduğu takdirde bunlar da idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak tanımlanmaktadır.